Jag såg ett inlägg på sociala medier som diskuterade att byta Telefonileverantör och byta telefonisystem.
Man skall byta till en leverantör och ett system som innebär att man lägger ned mer tid på att använda telefonisystemet än på att underhålla, felsöka, uppgradera och bygga systemet. Detta kan naturligtvis sägas om i princip alla IT-baserade och andra system man köper in eller använder sig av. I fallet telefonisystem så behöver “att använda” inte nödvändigtvis innebära att man pratar i telefon, det kan ju också innehålla smart funktionalitet som gör att man uppnår sina kommunikationsbehov och nyckeltal genom att “prata smartare” (webbkopplingar, telefonist på distans, callcenter, kopplingar till ärendehantering, osv). Det är ju också en fördel om man kan sänka sina kostnader.
Jag har varit med och implementerat några telefonilösningar från olika “Telefonileverantörer” hos olika kunder och jag kan väl säga att många lämnar ganska mycket att önska. Funktionaliteten i systemen och plattformarna är förhållandevis bra överlag tycker jag. Däremot tror jag att många kunder saknar insikt i hur mycket underhåll, support och felsökning ett byte av telefonisystem kan innebära. Telefonileverantören kan inte alltid lastas för detta, men borde i många fall kunna vara mycket tydligare.
En organisation som går från en leverantör till en annan kan helt plötsligt finna sig i en situation där svaret från telefonileverantören på frågan om varför Headsets inte fungerar blir “Vi har inte stöd för det märket”, trots att det rör sig om t ex Bluetooth och Windows eller “Det är inte telefoniplattformen som är problemet, så vi kan tyvärr inte hjälpa er.” Man skall vara väldigt på det klara med vad man kan förvänta sig. Och trots tydliga avgränsningar i avtal så blir det ändå fel ibland.
I en perfekt värld ser en dator ut exakt så som leverantören förväntar sig, men då de flesta företag idag har flera leverantörer så är detta nästa omöjligt att uppnå. Med leverantör menar jag då inte enbart “IT-leverantören som man skriver avtal med för sitt dagliga IT-stöd” utan även de leverantörer som tillverkar komponenter eller delar av det IT-stöd en organisation använder. Detta kan t ex vara operativsystemet på datorn (Windows, Linux, MacOS, Android), officeprogramvaran (LibreOffice, Microsoft Office), tillverkaren av headset, leverantören av Internetförbindelsen, typ av hårdvara som används i organisationens datornätverk (switchar, brandväggar, accesspunkter), osv.
Tyvärr hamnar kunden allt som oftast i kläm när leverantörer börjar peka på andra leverantörer som en “möjlig felkälla”. Jag tror att en stor anledning till detta är att system- och lösningsleverantörer sitter och utvecklar i en skyddad miljö eller “skyddad verkstad” som det så fint heter.
Mitt råd till alla organisationer som skall byta eller förändra sitt telefonisystem, oavsett plattform och leverantör:
- anlita ett företag som kan ställa de rätta frågorna till leverantören och förklara svaren och deras konsekvenser för er organisation;
- var beredd på att ni måste förändra sättet att arbeta på;
- försök inte bygga om systemet till organisationens egna system, då tappar ni i princip alla fördelar med ett standardsystem;
- välj inte ett system som begränsar integrationer med andra system eller specifika leverantörer, bejaka öppna standarder, det är betydligt bättre för framtida förändringar och organisationens utveckling
- dokumentera allt som görs och sägs mellan er och leverantören, innan, under och efter implementation.
Lycka till!
