Jag sÄg ett inlÀgg pÄ sociala medier som diskuterade att byta Telefonileverantör och byta telefonisystem.
Man skall byta till en leverantör och ett system som innebĂ€r att man lĂ€gger ned mer tid pĂ„ att anvĂ€nda telefonisystemet Ă€n pĂ„ att underhĂ„lla, felsöka, uppgradera och bygga systemet. Detta kan naturligtvis sĂ€gas om i princip alla IT-baserade och andra system man köper in eller anvĂ€nder sig av. I fallet telefonisystem sĂ„ behöver âatt anvĂ€ndaâ inte nödvĂ€ndigtvis innebĂ€ra att man pratar i telefon, det kan ju ocksĂ„ innehĂ„lla smart funktionalitet som gör att man uppnĂ„r sina kommunikationsbehov och nyckeltal genom att âprata smartareâ (webbkopplingar, telefonist pĂ„ distans, callcenter, kopplingar till Ă€rendehantering, osv). Det Ă€r ju ocksĂ„ en fördel om man kan sĂ€nka sina kostnader.
Jag har varit med och implementerat nĂ„gra telefonilösningar frĂ„n olika âTelefonileverantörerâ hos olika kunder och jag kan vĂ€l sĂ€ga att mĂ„nga lĂ€mnar ganska mycket att önska. Funktionaliteten i systemen och plattformarna Ă€r förhĂ„llandevis bra överlag tycker jag. DĂ€remot tror jag att mĂ„nga kunder saknar insikt i hur mycket underhĂ„ll, support och felsökning ett byte av telefonisystem kan innebĂ€ra. Telefonileverantören kan inte alltid lastas för detta, men borde i mĂ„nga fall kunna vara mycket tydligare.
En organisation som gĂ„r frĂ„n en leverantör till en annan kan helt plötsligt finna sig i en situation dĂ€r svaret frĂ„n telefonileverantören pĂ„ frĂ„gan om varför Headsets inte fungerar blir âVi har inte stöd för det mĂ€rketâ, trots att det rör sig om t ex Bluetooth och Windows eller âDet Ă€r inte telefoniplattformen som Ă€r problemet, sĂ„ vi kan tyvĂ€rr inte hjĂ€lpa er.â Man skall vara vĂ€ldigt pĂ„ det klara med vad man kan förvĂ€nta sig. Och trots tydliga avgrĂ€nsningar i avtal sĂ„ blir det Ă€ndĂ„ fel ibland.
I en perfekt vĂ€rld ser en dator ut exakt sĂ„ som leverantören förvĂ€ntar sig, men dĂ„ de flesta företag idag har flera leverantörer sĂ„ Ă€r detta nĂ€sta omöjligt att uppnĂ„. Med leverantör menar jag dĂ„ inte enbart âIT-leverantören som man skriver avtal med för sitt dagliga IT-stödâ utan Ă€ven de leverantörer som tillverkar komponenter eller delar av det IT-stöd en organisation anvĂ€nder. Detta kan t ex vara operativsystemet pĂ„ datorn (Windows, Linux, MacOS, Android), officeprogramvaran (LibreOffice, Microsoft Office), tillverkaren av headset, leverantören av Internetförbindelsen, typ av hĂ„rdvara som anvĂ€nds i organisationens datornĂ€tverk (switchar, brandvĂ€ggar, accesspunkter), osv.
TyvĂ€rr hamnar kunden allt som oftast i klĂ€m nĂ€r leverantörer börjar peka pĂ„ andra leverantörer som en âmöjlig felkĂ€llaâ. Jag tror att en stor anledning till detta Ă€r att system- och lösningsleverantörer sitter och utvecklar i en skyddad miljö eller âskyddad verkstadâ som det sĂ„ fint heter.
Mitt rÄd till alla organisationer som skall byta eller förÀndra sitt telefonisystem, oavsett plattform och leverantör:
- anlita ett företag som kan stÀlla de rÀtta frÄgorna till leverantören och förklara svaren och deras konsekvenser för er organisation;
- var beredd pÄ att ni mÄste förÀndra sÀttet att arbeta pÄ;
- försök inte bygga om systemet till organisationens egna system, dÄ tappar ni i princip alla fördelar med ett standardsystem;
- vÀlj inte ett system som begrÀnsar integrationer med andra system eller specifika leverantörer, bejaka öppna standarder, det Àr betydligt bÀttre för framtida förÀndringar och organisationens utveckling
- dokumentera allt som görs och sÀgs mellan er och leverantören, innan, under och efter implementation.
Lycka till!
